Meeting Serama 1
Pembukaan
Alhamdulillah, Allah selalu memberikan hikmah yang luar biasa kepada kita semua, termasuk hikmah Islam, hikmah sehat, dan hikmah kesempatan. Setelah kurang lebih dua bulan tidak ada koordinasi dan evaluasi secara offline, alhamdulillah malam ini kita diberi kesempatan untuk hadir dan berkumpul kembali.
Insyaallah, pada pertemuan ini akan ada beberapa pembahasan terkait evaluasi dan koordinasi Serama. Selawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada junjungan kita, Nabi Muhammad saw. Semoga kita semua kelak mendapatkan syafaat beliau. Amin.
Terima kasih kepada teman-teman semua yang sudah berkenan hadir malam ini. Seperti yang sudah disampaikan dalam undangan oleh Mas Agus, ada beberapa hal yang akan kita diskusikan.
Agenda Pembahasan
Penguatan kembali struktur organisasi.
Konsep dan program Serama ke depan.
Pendanaan kegiatan.
Evaluasi dan Penguatan Struktur Organisasi
Pembahasan pertama adalah terkait struktur organisasi. Yang sudah berjalan perlu dievaluasi kembali, terutama dari sisi pembagian tugas dan efektivitas tiap seksi. Ada beberapa tim yang mungkin perlu ditambah dengan wajah baru agar lebih semangat, lebih segar, dan lebih kuat.
Harapannya, dengan struktur organisasi yang diperbarui, kegiatan Serama bisa berjalan lebih maksimal. Setiap seksi diminta menyampaikan kendala yang selama ini dirasakan, termasuk kebutuhan penambahan orang, pengurangan, atau pergeseran personel.
Beberapa nama yang disebut siap mendukung, antara lain Mas Saiful dan Mas Taufik. Selanjutnya, evaluasi dimulai dari masing-masing seksi.
Seksi Perlengkapan
Evaluasi
Seksi perlengkapan menyampaikan bahwa sejauh ini masih bisa memenuhi kebutuhan pelaksanaan kegiatan, meskipun tidak selalu bisa hadir dalam setiap pelaksanaan.
Namun, jika ada permintaan baru, sebaiknya tidak disampaikan secara mendadak. Permintaan perlengkapan perlu disampaikan lebih awal agar bisa dipersiapkan dengan lebih baik.
Koordinasi Personel
Terkait koordinasi PJ seksi, disebutkan bahwa di bawah seksi perlengkapan ada Mas Irsan dan Mas Uki.
Mas Irsan dinilai cukup sering keluar dan memiliki banyak kegiatan di luar, sehingga mungkin lebih baik dipindahkan atau tidak terlalu banyak dilibatkan dalam perlengkapan. Namun, jika beliau tetap berkenan berada di seksi perlengkapan, hal tersebut tidak menjadi masalah.
Mas Uki dinilai masih bisa mendukung dan tidak ada masalah.
Kesimpulan Sementara
Seksi perlengkapan masih berjalan, tetapi membutuhkan tambahan personel agar lebih kuat dan tidak bergantung pada sedikit orang saja.
Seksi Konsumsi
Seksi konsumsi secara umum dinilai masih aman. Personel yang ada masih bisa berjalan dan mendukung kebutuhan kegiatan.
Namun, tetap perlu ada optimalisasi koordinasi antar-PJ dan pembagian tugas agar tim yang sudah ada bisa bekerja lebih maksimal.
Catatan utama untuk konsumsi adalah bagaimana mengoptimalkan tim yang tersedia terlebih dahulu sebelum melakukan penambahan personel.
Seksi Media
Kondisi Saat Ini
Seksi media menyampaikan bahwa masih ada beberapa kekurangan, terutama terkait fasilitas, personel, dan arah kerja media.
Sebelumnya sempat ada usulan untuk membuat media sosial, tetapi pada saat itu belum disepakati. Karena arah publikasi belum jelas, dokumentasi yang sempat direkam dalam setiap acara juga belum memiliki arah pemanfaatan yang pasti.
Jika ke depan Serama ingin membagikan kegiatan kepada publik, maka tim media perlu diperkuat dengan orang yang lebih tepat dan memiliki kemampuan di bidang tersebut.
Kebutuhan Personel
Tim media dinilai membutuhkan tambahan tenaga. Jika memungkinkan, tambahan bisa berasal dari teman-teman internal atau dari santri yang memiliki kemampuan dokumentasi, editing, dan pengelolaan media.
Selama ini tim media masih terlalu bertumpu kepada Mas Arifin. Jika media ingin dijadikan cerminan Serama, maka tidak cukup bila hanya ditangani oleh satu orang.
Pemisahan Fungsi
Seksi media sebaiknya tidak digabung dengan fungsi lain seperti pendataan kontak. Media perlu difokuskan kepada dokumentasi, publikasi, pengambilan gambar, editing, dan pengelolaan materi.
Ada usulan agar fungsi media dipisah menjadi beberapa bagian, misalnya:
Dokumentasi kegiatan.
Pengelolaan media sosial.
Editing video dan konten.
Pendataan atau kontak peserta.
Pengelolaan media sosial membutuhkan effort tersendiri. Meskipun terlihat sederhana, pekerjaan ini cukup berat dan melelahkan jika dikerjakan sendiri.
Kebutuhan Fasilitas
Perlu diputuskan apakah dokumentasi akan menggunakan HP saja atau kamera. Jika ingin hasil yang lebih baik, maka kebutuhan kamera dan perlengkapan pendukung perlu masuk dalam pembahasan pendanaan.
Ada juga pembahasan bahwa jika tim santri atau tim lain dapat membantu pengambilan video dan editing, hal itu bisa dimanfaatkan. Namun, fasilitas tetap perlu dipikirkan.
Arah Media Sosial
Pada awalnya disepakati bahwa media sosial belum digunakan. Namun, seiring berjalannya waktu, media sosial mulai dinilai penting karena Serama adalah wadah dakwah dan silaturahmi, bukan hanya kajian internal.
Dengan adanya media sosial, kegiatan Serama bisa terdokumentasi, lebih mudah dikenal, dan lebih terarah dalam membangun citra kegiatan.
Seksi Acara dan Host
Regenerasi Host
Ada masukan agar host atau MC tidak selalu orang yang sama. Perlu ada regenerasi dan kesempatan bagi wajah-wajah baru untuk tampil.
Jika yang tampil selalu orang yang sama, kegiatan bisa terasa monoton. Selain itu, kebaikan dan pahala dalam kegiatan ini sebaiknya juga dibagi kepada teman-teman lain.
Menjadi host memang bisa menimbulkan rasa takut. Banyak yang takut gagal, takut salah, atau takut tidak bisa membawakan acara. Namun, rasa takut itu tidak akan hilang jika tidak pernah mencoba.
Saat ini banyak referensi yang bisa dipelajari, termasuk dari YouTube. Yang dibutuhkan adalah keberanian untuk belajar dan menerima amanah.
Jadwal Bulanan
Saran yang muncul adalah membuat jadwal host dan materi minimal satu bulan ke depan. Dengan begitu, promosi kegiatan bisa lebih mudah, tidak mendadak, dan tim acara bisa lebih siap.
Selama ini kadang materi baru diketahui satu hari sebelumnya. Hal ini menyulitkan promosi dan persiapan acara.
Dalam satu bulan ada sekitar empat pekan. Masing-masing pekan bisa diisi oleh host yang berbeda agar lebih merata.
Materi dan Pengantar
Ada masukan agar materi utama tidak terlalu sering berubah-ubah. Yang bisa berganti adalah pengantar atau host-nya. Dengan begitu, arah materi tetap terjaga, tetapi pelibatan orang tetap bisa diperluas.
Beberapa nama yang disebut bisa dilibatkan sebagai host atau pengisi, antara lain Ustaz Agus, Ustaz JT, dan Mas Haripin. Namun, nama-nama yang akan tampil tetap perlu dijadwalkan dan dipersiapkan.
Prinsip Belajar
Dalam pembahasan ini ditekankan bahwa kalimat "saya tidak bisa" sering kali sebenarnya berarti "saya belum mau belajar".
Jika seseorang diberi amanah, ia akan terdorong untuk berpikir, belajar, dan mempersiapkan diri. Pengalaman menjadi host tidak harus dimulai dari kondisi sempurna. Justru dari mencoba, seseorang belajar mengondisikan audiens, membuka acara, mencairkan suasana, dan membawakan agenda.
Ada semangat yang disebut sebagai PTC, yaitu pantang tolak tugas. Selama amanah tersebut baik dan masih bisa dipelajari, maka sebaiknya diterima sebagai ruang tumbuh.
Seksi Keamanan dan Kebersihan
Seksi keamanan dan kebersihan juga perlu dievaluasi. Disebutkan bahwa tim yang ada sebetulnya berjumlah tiga orang, tetapi yang aktif atau terlihat hanya dua orang.
Ada nama seperti Mas Yul, Pak Gun, atau Pak Guni yang disebut dalam pembahasan. Namun, perlu diketahui siapa yang benar-benar bisa hadir dan siapa yang tidak bisa. Teman-teman yang memang tidak bisa hadir tidak dapat dipaksakan.
Kebersihan biasanya dibutuhkan pada awal dan akhir kegiatan. Karena itu, pembagian tugas perlu dibuat lebih jelas agar pekerjaan tidak hanya bertumpu kepada sedikit orang.
Seksi Pendanaan
Kondisi Keuangan
Dari sisi pendanaan, secara umum kegiatan masih berjalan. Namun, beberapa kali terjadi kondisi minus. Ada keterlambatan transfer kepada pihak terkait, seperti Mas Apep dan Mas FB, karena menunggu dana masuk terlebih dahulu.
Hal ini menunjukkan bahwa arus kas belum sepenuhnya sehat. Kebutuhan kegiatan sering kali tetap berjalan, tetapi pemasukan belum selalu tersedia tepat waktu.
Estimasi Kebutuhan
Kebutuhan per pekan diperkirakan berada di kisaran Rp150.000 sampai Rp200.000 untuk konsumsi. Jika ditambah kebutuhan lain seperti amplop, total kebutuhan bisa berada di kisaran Rp300.000 sampai Rp400.000 per pekan.
Dengan estimasi tersebut, kebutuhan per bulan kurang lebih sekitar Rp1.600.000.
Jika ada dana lebih, dana tersebut bisa digunakan untuk investasi perlengkapan, misalnya kamera atau alat pendukung media lainnya.
Opsi Pendanaan
Beberapa opsi pendanaan yang muncul dalam diskusi:
Iuran ringan dari teman-teman.
Kotak atau selengan saat kegiatan.
Donasi sukarela, misalnya Rp10.000 atau Rp20.000.
Iuran bulanan dengan nominal ringan.
Donasi insidental jika ada kebutuhan tertentu.
Dukungan sponsor.
Banner atau sesi pengenalan produk.
QRIS atau kotak amal.
Penjualan merchandise, misalnya kaos dengan harga Rp150.000, dengan pembagian margin yang jelas.
Tujuan dari opsi ini adalah agar pendanaan tidak terlalu berat bagi satu atau dua orang saja, tetapi bisa ditanggung bersama secara proporsional.
Catatan tentang Sponsor dan Iklan
Jika kegiatan ingin dikembangkan, ada peluang untuk mengakomodasi sponsor, banner, atau sesi singkat untuk memperkenalkan produk. Namun, hal ini perlu dikemas dengan baik agar tidak mengganggu ruh kegiatan.
Jika Serama diposisikan sebagai kegiatan resmi, maka peluang sponsor dan pendanaan bisa lebih terbuka. Namun, jika posisinya tetap tidak resmi, maka kegiatan mungkin lebih fleksibel dan lebih nyaman bagi sebagian peserta.
Hal ini perlu diputuskan dengan jelas agar arah kegiatan tidak mengambang.
Status Serama: Official atau Unofficial
Dalam diskusi muncul pembahasan apakah Serama sebaiknya dibuat official atau tetap unofficial.
Ada pandangan bahwa sebagian teman-teman lebih nyaman jika Serama tetap unofficial. Dengan status tidak terlalu formal, kegiatan bisa terasa lebih ringan, lebih luwes, dan tidak terlalu terbebani oleh atribut organisasi.
Namun, jika dibuat official, ada keuntungan berupa kejelasan status, peluang sponsor, pengelolaan anggaran, dan pengembangan kegiatan yang lebih terstruktur.
Karena kegiatan sudah berjalan kurang lebih enam bulan, perlu diambil sikap yang lebih jelas. Status kegiatan perlu disepakati sejak awal agar tidak membingungkan struktur, pendanaan, maupun arah program ke depan.
Tujuan Awal Serama
Pembahasan kemudian dikembalikan kepada tujuan awal Serama.
Tujuan utama kegiatan ini adalah dakwah. Dakwah tidak membutuhkan pengakuan. Yang penting adalah bagaimana kegiatan ini bisa menjadi sarana untuk mengajak, mengarahkan, dan menata teman-teman yang ada di luar sana agar lebih dekat kepada kebaikan.
Selain dakwah, Serama juga bertujuan menjaga silaturahmi dan ukhuwah jamaah. Sebelum adanya kegiatan ini, banyak teman-teman yang sudah satu sampai dua tahun tidak saling mengenal dengan baik. Melalui kegiatan ini, interaksi mulai hidup kembali.
Kegiatan seperti ini jangan sampai redup hanya karena kendala struktur, pendanaan, atau rasa tidak efektif.
Fungsi Serama sebagai Follow-Up
Serama juga dipahami sebagai salah satu bentuk follow-up dari pelatihan atau kegiatan sebelumnya.
Tidak semua orang mampu mengajak, membina, merawat, dan mengantarkan seseorang sampai benar-benar istiqomah secara sendirian. Ada yang hanya mampu mengajak ke ceramah atau kegiatan awal. Setelah itu, proses ri'ayah, pendampingan, dan penguatan perlu dilakukan bersama-sama.
Karena itu, kegiatan berjamaah seperti Serama dibutuhkan. Tidak semua tugas bisa dikerjakan sendiri. Dengan jamaah, proses dakwah dan pembinaan menjadi lebih kuat.
Relasi dengan Pengurus Tempat
Ada catatan bahwa jika kegiatan menggunakan langgar atau tempat tertentu, sebaiknya panitia juga membangun komunikasi dengan pengurus tempat.
Jangan sampai kegiatan berjalan di sebuah tempat, tetapi panitia tidak mengenal pengurusnya. Perlu ada hubungan baik dan kolaborasi agar kegiatan lebih nyaman, lebih beradab, dan lebih terbuka untuk dukungan ke depan.
Catatan Lanjutan tentang Pendanaan
Pendanaan perlu dibuat realistis. Jika menggunakan iuran, harus dijaga agar tidak terasa wajib atau memberatkan. Jika menggunakan kotak amal atau QRIS, perlu diperjelas apakah diperuntukkan bagi panitia saja atau juga dibuka untuk peserta.
Jika ada kegiatan ekonomi seperti penjualan kaos, perlu dibuat divisi atau pengelolaan yang jelas. Misalnya, jika kaos dijual Rp150.000, perlu jelas berapa modal, berapa margin, dan untuk apa keuntungannya digunakan.
Yang harus dihindari adalah kesan bahwa kegiatan terlalu transaksional. Pendanaan diperlukan, tetapi tidak boleh mengurangi ruh dakwah, silaturahmi, dan kebersamaan.
Poin-Poin Keputusan dan Tindak Lanjut
Struktur organisasi perlu diperkuat dengan tambahan personel dan wajah baru.
Seksi perlengkapan membutuhkan tambahan orang dan koordinasi lebih awal untuk setiap kebutuhan.
Seksi konsumsi masih relatif aman, tetapi perlu optimalisasi koordinasi.
Seksi media perlu diperkuat, dipisahkan fungsinya, dan diarahkan dengan jelas.
Media sosial mulai perlu dipertimbangkan karena kegiatan membutuhkan dokumentasi dan publikasi.
Perlu diputuskan fasilitas media: cukup HP atau perlu kamera.
Host perlu diregenerasi dan dijadwalkan minimal satu bulan ke depan.
Materi dan host sebaiknya tidak mendadak agar promosi lebih mudah.
Seksi keamanan dan kebersihan perlu kejelasan personel aktif.
Pendanaan perlu dibuat lebih sehat agar tidak sering minus.
Estimasi kebutuhan per pekan sekitar Rp300.000 sampai Rp400.000.
Estimasi kebutuhan per bulan sekitar Rp1.600.000.
Opsi pendanaan meliputi iuran ringan, kotak amal, QRIS, donasi, sponsor, banner, sesi produk, dan merchandise.
Status Serama sebagai official atau unofficial perlu disepakati.
Tujuan utama Serama tetap dikembalikan kepada dakwah, ukhuwah, dan penguatan jamaah.
Panitia perlu membangun komunikasi yang baik dengan pengurus tempat kegiatan.
Semua pengurus perlu memandang kegiatan ini sebagai amanah bersama, bukan beban individu tertentu saja.